智能文件交换柜的系统工作流程主要包括哪些

据调查显示绝大多数的智能文件交换柜都可采用二代身份证方式进行存物取物操作,只需要将相关公文放入文件柜即可实现交换操作。特别是随着供应智能文件交换柜的全面普及与应用,其强大的应用性能也被越来越多人所熟知,现在就智能文件交换柜的系统工作流程主要包括哪些作简要阐述:

智能文件交换柜3.jpg

1.公文文件登记

智能文件交换柜的主要功能便于实现管理员与普通用户的文件交换作业。公文存放人员会将公文进行登记,主要记录它的重要信息以及发放部门,同时生成二维码标签并进行打印,待登记完成后方可进行文件登记与交换。

2. 公文文件存放

智能文件交换柜配有高大上的电子显示屏以及高清摄像头,需要取公文文件的办公人员只需要扫入身份证信息与二维码信息便可领取文件。在完成签证后只需要将投递口打开并存入公文,待关闭投递口后,智能文件交换柜便会自动发出短信,选择这种文件交换柜进行公文操作更有利于提升文件的安全性以及作业效率。

3.公文文件领取

智能文件交换柜的系统工作流程还包括公文文件领取。待领取文件的公职人员接收到短信通知后,可通过扫描身份证验证个人信息,待信息参数与智能文件交换柜预存参数统一后,便可打开文件交换柜的柜开领取文件。

据官方调研显示智能文件交换柜还可根据各部门的实际需求定制软件功能,特别是那些好的智能文件交换柜更是兼具多项不同的调配功能。而据相关反馈表明智能文件交换柜的系统工作流程除了包括公文文件登记外,还包括公文文件存放以及公文文件领取等其它工作流程。

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